Depuis le 1er Janvier 2016, l’Accord National Interprofessionnel impose à toutes les entreprises de proposer une complémentaire santé à ses collaborateurs. L’entreprise doit également financer au minimum 50% des cotisations, respecter un niveau minimal de garanties exigées par la loi et respecter les critères du contrat responsable.
Lors de la mise en place d’un contrat de complémentaire santé il est obligatoire de respecter le Parcours de Formalisme Juridique
Le formalisme juridique peut être représenté sous trois formes : DUE (décision unilatérale d’entreprises), Référendum et Accord d’entreprises. Cependant dans la plupart des cas vous entendrez surtout parler de DUE.
La DUE est un écrit obligatoire dans lequel l’employeur doit informer ses collaborateurs et leur apporter des précisions sur leurs garanties ainsi que sur leurs modalités d’application :
• Durée de l’engagement
• Taux des cotisations
• Modalités de dénonciation de l’accord
• Montant et répartition des cotisations
• Maintien des garanties en cas de résiliation du contrat Prévoyance (s’il y en a un)
• Bénéficiaires
• Nature des prestations
L’employeur a une obligation d’information, le collaborateur doit émarger la DUE afin de prouver qu’il a bien pris connaissance de celle-ci. L’entreprise doit également remettre la notice d’information du contrat et prouver sa remise. Dans le cas contraire, l’entreprise encourt des risques de redressement URSSAF et Prud’homale.
Ce redressement consistera en l’annulation des exonérations de charges sociales accordées sur la part patronale des cotisations à la mutuelle d’entreprise, et la réintégration de ces sommes dans le bénéfice imposable de l’entreprise.
Selon le nombre de salariés présents dans l’entreprise, ce redressement peut donc vite représenter un montant très important !
La DUE n’est donc pas seulement obligatoire lors de la souscription d’un contrat d’assurance santé collective, mais aussi lors de toutes les modifications résultant d’une décision unilatérale de l’employeur.
L’entreprise a l’obligation de proposer une mutuelle complémentaire à tous les salariés, cependant un salarié peut demander (par écrit) une dispense d’adhésion, qui est obligatoire.
Dans ce cas, cette demande étant à l’initiative du salarié, il doit indiquer dans quel cadre légal il demande sa dispense. Il devra apporter la preuve qu’un organisme assureur le couvre par exemple.
Il existe plusieurs cas de dispense possible, voici un exemple de cas bien précis :
Pour en savoir plus, rendez vous sur l’URSAAF : Conditions d’exonération
Le parcours de formalisme juridique peut parfois être une épreuve de longue haleine entre le moment où vous faites le contrat, vous l’envoyez au collaborateur, il le signe, vous le renvoie etc… N’oublions pas également qu’une feuille de papier, cela se perd facilement.
Le formalisme juridique digitalisé grâce à Green santé
Chez Green Santé, notre but est d’optimiser le temps des RH et de limiter les tâches chronophages et sans valeurs ajoutées. Pour cela nous avons développé une plateforme de laquelle, sans parler de toutes ses autres fonctionnalités, le parcours de formalisme juridique avec la mise en place des cas exonératoires est entièrement digitalisé.
Green Santé vous met donc à disposition la DUE et gère pour vous les cas exonératoires. Vous pouvez remplir votre obligation de mutuelle en 1 clic.
Il vous suffit d’inviter un salarié, depuis votre espace, pour qu’il reçoive un lien à partir duquel il pourra remplir ses informations et adhérer ou non à la mutuelle. Celui-ci n’aura plus qu’à se connecter, prendre connaissance du document, signer électroniquement, et le tour est joué !
Il faut donc faire attention de bien respecter le parcours de formalisme juridique afin d’éviter tout problème.
Faites-vous accompagner pour réduire les risques d’erreur.
Green Santé vous aide à rester en conformité grâce à son nouvel outil alors n’hésitez pas !
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